در ساده‌ترین تعریف می‌توان گفت که سامانه یا نرم‌افزار پیشخوان ارباب رجوع یک راهکار مبتنی بر فناوری اطلاعات و تحت‌وب است که سازمان‌ها با استفاده از آن به صورت الکترونیکی و از طریق یک پورتال اینترنتی، خدمات خود را از راه دور و به صورت غیرحضوری در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار می‌دهند. البته این خدمات ممکن است از طریق درگاه‌های دیگری مانند تلفن گویا و پیامک نیز در اختیار مشتریان قرار بگیرد. با استفاده از این نرم‌افزار، ارباب رجوع و مشتریان می‌توانند درخواست‌ها و نامه‌های خود را برای سازمان ارسال کرده و پاسخ آن را به صورت غیرحضوری دریافت و پیگیری کنند.
پیشخوان ارباب رجوع همچنین به عنوان یک نقطه تماس میان سازمان و مشتریان عمل می‌کند که مشتریان می‌توانند پس از ثبت درخواست‌های خود، وضعیت و گردش آنها را پیگیری کنند. این نرم‌افزارها با پشتیبانی از فرآیندهای هوشمند، مکملی برای سیستم‌های اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند و درخواست‌های ورودی به سازمان را به گردش انداخته و ثبت، ارجاع، انجام و خاتمه آنها را مدیریت کرده و گزارش می‌دهند.
پیشخوان ارباب رجوع که با نام‌های میز خدمت الکترونیکی و پیشخوان خدمات الکترونیکی ارباب رجوع نیز شناخته می‌شود، در ایران با دستور دولت به سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی رایج شد. در واقع، دولت سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی را موظف کرد که خدمات مربوط به ارباب رجوع را به صورت آنلاین به آنها ارائه دهد. البته سازمان‌های خصوصی هم از پیشخوان ارباب رجوع برای ارائه بهبود و توسعه خدمات خود استفاده می‌کنند.
T
T